Urząd Miejski w Tychach wysłał urzędników na szkolenia z prostej polszczyzny

Urzędnicy Miejscy z Tych jako pierwsi w Polsce przeszli szkolenie z posługiwania się prostą polszczyzną. — Pomogliśmy mieszkańcom i sobie samym. Mniej jest telefonów z pytaniami i skarg — mówi Aneta Luboń-Stysiak, sekretarz miasta.

„Szanowny Panie, niestety, odmawiamy Panu sprzedaży lokalu mieszkalnego położonego przy ul. X, ponieważ Pan w nim nie mieszka” – napisali pracownicy Urzędu Miejskiego w Tychach do mężczyzny, który chciał wykupić mieszkanie komunalne.

Pod spodem krótkie uzasadnienie. Poprzednia wersja pisma składała się z ośmiu zdań wielokrotnie złożonych, w których użyto sformułowań takich jak: „brak normy prawnej obligującej do przeniesienia swojego prawa na…”. Obecnie pracownicy tyskiego urzędu piszą w sposób, który jest łatwiejszy do zrozumienia dla obywateli.

Pomysł zrodził się po wizycie petenta

Potrzeba zmiany została dostrzeżona przez prezydenta Tychów, Andrzeja Dziubę, po wizycie jednego z radnych, który przyniósł kilkustronicowe pismo i oświadczył, że nie rozumie, czy urząd chce coś od niego, czy przeciwnie, zamierza mu coś dać.

– Szef przeczytał i przyznał, że rzeczywiście, mieszkaniec bez wiedzy urzędniczej może mieć problem ze zrozumieniem takiego dokumentu. Zaczęliśmy się zastanawiać, co z tym zrobić. Postanowiliśmy poprosić o pomoc Pracownię Prostej Polszczyzny – powiedziała sekretarz miasta.

Pracownię tę prowadzą językoznawcy z Uniwersytetu Wrocławskiego, którzy sprawdzają jakim językiem posługują się polskie urzędy i pomagają go upraszczać. Jej szef, dr Tomasz Piekot, poprowadził pierwsze szkolenie dla naczelników wydziałów Urzędu Miejskiego w Tychach w 2018 roku. Potem przez dwa lata były warsztaty dla innych pracowników.

– Urzędnicy przynosili wzory dokumentów wysyłanych do mieszkańców i wspólnie z panem doktorem tłumaczyli je na prostszy język – mówi Aneta Luboń-Stysiak.

Zwięźle i w pierwszej osobie

Podczas warsztatów, uczestnicy dowiedzieli się m.in. że:

• Należy pisać zwięźle, a najważniejszy komunikat przekazywać już w pierwszych zdaniach.
• Jeżeli konieczne jest podanie podstawy prawnej, to najlepiej na dole kartki, tuż nad podpisem.
• Autor powinien unikać pisania o sobie w trzeciej osobie („wydział postanowił”), zalecana jest forma „my” lub „ja”.
• Warto w piśmie podawać cenne są wskazówki: „kolejne kroki”, „co dalej”.
• Jeśli nie da się uniknąć skomplikowanych terminów, warto zamieścić słowniczek.
• Ważna jest też strona graficzna: tytuł powinien zostać zapisany większą czcionką niż reszta tekstu, należy unikać kursyw i podkreśleń.

Mieszkańcy docenili zmianę. Gdy urzędnicy wysłali im pisma w starej i nowej wersji, pytając, które wolą dostawać, ponad 99 proc. wybrało uproszczoną formułę. Także urzędnicy szybko dali się przekonać do prostego pisania.

Dalsze szkolenia

Samorząd planuje teraz kolejne szkolenia, dla pracowników Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej i Miejskiego Zarządu Ulic i Mostów, które dużo korespondują z mieszkańcami. Ponadto Luboń-Stysiak, która jest też szefową Śląskiego Forum Sekretarzy, stara się namówić do zmiany inne urzędy, rozsyłając im materiały opracowane na podstawie tyskich doświadczeń.

Rocznie z tyskiego magistratu do mieszkańców i innych adresatów wysyłanych jest prawie 100 tysięcy pism.